Kỹ năng viết báo cáo công việc hiệu quả

Có nhiều sai lầm trong báo cáo công việc mà người đi làm thường hay mắc phải dẫn đến việc báo cáo không chuyên nghiệp, làm được việc nhưng lại không biết báo cáo như thế nào hoặc chỉ cáo cáo mà không có đề xuất cụ thể. 

Cách viết báo cáo công việc - Đừng ghi những gì mình có mà hãy viết những điều sếp muốn thấy

Báo cáo công việc là một hình thức để sếp nắm bắt được tiến độ công việc của nhân viên. Tùy vào yêu cầu của sếp mà bạn có thể sẽ báo cáo công việc theo tuần. tháng hay quý. 

Báo cáo cũng giống như làm việc chăm chỉ hay làm việc thông minh. Cách viết báo cáo công việc “chăm chỉ” hường không phải ghi hết những công việc mà bạn đã làm như một nồi lẩu thập cẩm mà không màng đến các bước hành động tiếp theo là gì. Báo cáo thông minh, hiệu quả, trước tiên bạn cần dành vài phút suy nghĩ về yêu cầu của sếp. Vì sở dĩ, điều sếp muốn thấy trong báo cáo chưa chắc là những gì bạn đã tưởng tượng. Sếp của KaF Education thường nói với chúng tôi rằng, anh nhìn vào báo cáo để đánh giá xem tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng trên mỗi nhân viên là như thế nào, còn những việc khác anh ít quan tâm. Bạn thấy đấy, mỗi sếp mỗi khác chính vì vậy sẽ luôn cần thời gian cho chúng ta nghiên cứu về yêu cầu của sếp trước mỗi lần báo 

Chưa dừng lại ở đây, bản báo cáo công việc mà sếp của bạn muốn thấy là sự liệt kê theo thứ tự ưu tiên thực hiện rõ ràng, những con số được thống kê một cách minh bạch, chi tiết và cẩn thận. 

Ngoài ra, cách viết báo cáo công việc hữu dụng còn đề cao các mốc thời gian hoàn thành cho mỗi công việc, các khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện công việc và cách mà bạn đã giải quyết chúng như thế nào. Những khó khăn này bạn không nói đôi khi sếp có thể không biết dẫn đến việc sẽ không hỗ trợ bạn kịp thời được. Cho nên, hãy lưu ý đến việc này trong báo cáo lần sau nhé

XEM THÊM: Khóa học Xây dựng văn hóa doanh nghiệp với vai trò lãnh đạo

5 bước cải thiện kỹ năng viết báo cáo 

Bước 1: Xác định mục tiêu của việc viết báo cáo

Nếu soạn mẫu báo cáo trên google bạn sẽ nhận được hàng loạt các kết quả trả về, từ mẫu báo cáo hằng ngày cho đến mẫu báo cáo theo tuần/ tháng/ quý/ năm. Tuy nhiên KaF Education cần phải nhắc bạn, báo cáo phù hợp nhất chính là báo cáo bạn tham khảo từ người đồng nghiệp của mình. Chắc chắn mỗi công ty đều có một kiểu hình thức và quy chuẩn riêng thế nên đừng ngại hỏi ý kiến của đồng nghiệp nếu bạn là người mới nhé.

Bước 2: Xây dựng outline báo cáo

Lập nên một sườn bài báo cáo sẽ giúp bạn định hướng đúng mạch báo cáo của bạn. Đừng nên nghĩ đến đâu viết đến đó, điều này sẽ làm người đọc khó hiểu và bài báo cáo của bạn cũng trở nên thiếu logic

Bước 3: Đánh giá kết quả công việc một cách khách quan nhất có thể

Mọi người thường nghĩ một bài báo cáo đẹp là một bài báo cáo chỉ viết ra những thành tựu. Tuy nhiên bạn đâu biết rằng, sếp rất muốn biết câu chuyện phía sau những công việc ấy, khó khăn mà bạn gặp phải là gì và nếu bạn chưa giải quyết được thì đây cũng là cơ hội để bạn trao đổi với sếp cùng tìm hướng khắc phục

Bước 4: Đề xuất khắc phục

Sếp là những người đã có kinh nghiệm rất nhiều ở vị trí của bạn trước khi họ có thể quản lý được bạn. Vì thế, bạn không nên ngại ngùng khi đề xuất khắc phục vấn đề vì cho rằng đề xuất của mình là kém thu hút. Thực tế, đề xuất có thể hoặc chưa thể cải thiện hiệu suất công việc thì đều đáng được ghi nhận vì những ý tưởng nhỏ sẽ góp phần tạo nên ý tưởng mới hơn, lớn hơn và sáng tạo hơn

Bước 5: Kiểm tra lại lần cuối trước khi trình bày

Lỗi chính tả, lỗi font chữ, lỗi xuống dòng,... đều là những lỗi gây mất thiện cảm cho người đọc báo cáo, vì thế bạn cần kiểm tra ít nhất 2 lần trước khi gửi báo cáo nếu không muốn bị đánh giá là hời hợt và qua loa

XEM THÊM: Khóa học Làm việc nhóm với tư duy tích cực - Liều thuốc cho căn bệnh sợ sai

Giải pháp báo cáo công việc hiệu quả nâng cao kỹ năng viết báo cáo

Báo cáo công việc cho sếp là một việc tưởng dễ mà không dễ, bạn đang phân vân nên đưa những gì vào báo cáo của mình để trở nên nổi bật “tốt khoe xấu che khéo” thì khóa học KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ của tổ chức đào tạo KaF Education là câu trả lời cho bạn

Kết thúc khóa học bạn sẽ nhận được các giá trị như:

• Giúp học viên hiểu về bản chất, mục đích, cách phân loại báo cáo và quy trình và cấu trúc khi xây dựng một báo cáo công việc để làm sao hiệu quả và chuyên nghiệp.

• Vận dụng các phương pháp và công cụ của một báo cáo, để trình bày báo cáo hiệu quả hơn

• Linh động trong việc lựa chọn áp dụng hình thức báo cáo phù hợp, nội dung báo cáo đạt mục tiêu như cấp trên yêu cầu

Mọi chi tiết về khóa học bạn vui lòng liên hệ với KaF Education qua hotline: 02873009789 - Ext: 104 hoặc email: daotao@kaf.edu.vn. KaF Education - Học thật, áp dụng ngay