Xây dựng Design thinking trong nhóm làm việc

Design thinking là cụm từ khóa được nhắc đến nhiều nhất khi mà các phương pháp và quyết định cũ không còn hiệu quả trước các vấn đề mới và phức tạp trong môi trường công sở hiện nay 

Thế nào là Design thinking?

Design thinking được hiểu theo nghĩa đơn giản nhất chính là sự thay đổi trong cách thức nhận diện vấn đề từ đó giải quyết vấn đề một cách mới lạ và độc đáo hơn. Design thinking trông có vẻ giống tư duy giải quyết vấn đề chỉ khác ở chỗ design thinking đi từ gốc rễ vấn đề, phân tích chuyên sâu bằng góc nhìn đa chiều và toàn diện hơn. 

Các bước trong Design thinking - Công cụ được sử dụng trong Design thinking

Design thinking tuần tự bao gồm 5 bước. Lưu ý đây là bài viết được KaF Education sưu tầm từ một đàn anh đã có một thời gian tự nghiên cứu và áp dụng design thinking vào chính bản thân. Để các kiến thức trở nên logic và phù hợp với bạn nhất, bạn vui lòng chọn lọc thông tin vào sử dụng chúng một cách khôn ngoan nhất

Design thinking gồm 5 bước

Question: Làm sao để đi tới X?

Bước 1: Empathize.

Ở bước này, yêu cầu đặt ra là nắm sâu hơn vấn đề đang giải quyết. Để đạt được mục tiêu này, chúng ta cần phải đặt câu hỏi để tìm ra yếu tố liên quan. 2 công cụ đặt câu hỏi hữu hiệu ở bước 1 là Kipling's questions (6 người đầy tớ của Kipling) và 5-Whys

Công cụ: 5-Whys/ Kipling's questions: Why-What-Where-When-Who-How

5-Whys: Công cụ cực hữu dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ (root-cause). Từ một câu hỏi Why ban đầu, chúng ta có thể tiếp tục đào sâu nguyên nhân bằng những câu hỏi Why tiếp theo cho đến khi vấn đề đó được mình đánh giá là cốt lõi.

Lưu ý: Đa phần câu trả lời cho Why không phải chỉ có một yếu tố gây nên nên trong từng yếu tố ta lại phải tiếp tục đào sâu. Quá trình lặp lại đến khi ta có 1 số yếu tố cốt lõi nhất định khởi nguồn cho nhiều hệ quả khác nhau.

Kipling's questions: Cần lưu ý đi theo 1 chuỗi bắt đầu bằng Why và bám sát vào từ khóa của vấn đề. Trong trường hợp này, từ khóa là "đi tới" (hành động) và "X" (địa điểm). Sau khi Why được trả lời, những câu hỏi sau sẽ tập trung vào đối tượng đó.

Ví dụ 1 chuỗi câu hỏi trong Kipling's questions:

• Why: Tại sao mình chưa đi tới X? - Tại vì mình không có phương tiện

• What: Phương tiện mình cần là cái nào?

• Where: Chỗ mình lấy cái phương tiện đó ở đâu?

• When: Khi nào mình lấy được cái phương tiện đó

• Who: Ai là người giúp mình lấy cái phương tiện đó?

• How: Mình sẽ lấy cái phương tiện đó bằng cách nào?

Dữ kiện được đào sâu trong chuỗi này là cái phương tiện để tới X (1 nguyên nhân). Kipling's questions hỗ trợ thu thập dữ liệu cho dữ kiện đó một cách toàn diện về không gian, thời gian, con người, cách thức.

Note: Sử dụng 5-Whys trước để tìm ra một số nguyên nhân cốt lõi, sau đó trong từng nguyên nhân, sử dụng Kipling's questions để thu thập các yếu tố liên quan.

Với 2 công cụ trên, người giải quyết đã nắm rất nhiều thông tin và hiểu cặn kẽ nguyên nhân và vấn đề mình cần giải quyết. Sẵn sàng cho bước tiếp theo.

Bước 2: Define

Sau khi có cảm nhận toàn diện, tại bước này, người giải quyết phải trình bày rõ ràng lại những mảnh ghép để ra được một bức tranh lớn nhằm bắt đầu giải quyết và thảo luận ý tưởng cho bài toán.

Công cụ: Fishbone diagram

Fishbone diagram là biến thể của Mindmap và chuyên dùng trong giải quyết vấn đề. Công dụng của mô hình là trình bày lại những dữ kiện đã được liệt kê ra từ bước đầu tiên. Cách trình bày Fishbone diagram phối hợp với bước đầu tiên như sau:

Mỗi đầu xương cá là 1 nguyên nhân (cause) - nhờ 5-Whys tìm ra. Tiếp đó, trên từng nhánh xương sẽ là những yếu tố trong Kipling's questions.

Như vậy, chúng ta vừa hoàn thành một sơ đồ tương đối hoàn hảo với các yếu tố chính được liệt kê rõ ràng cùng những ý bổ trợ toàn diện. Việc tiếp theo là nghĩ ý tưởng để giải quyết các nguyên nhân cốt lõi đã đưa ra.

Bước 3: Ideate

Đây là bước hấp dẫn nhất trong chuỗi hoạt động của Design thinking. Tuy nhiên trong phần này, chúng ta tập trung vào hoạt động lên ý tưởng dưới sự hỗ trợ của nhóm và làm sao để một nhóm thảo luận idea thật tốt sau đó mới nhắm vào các bí kíp để "đẻ" idea như điện, vừa xịn lại vừa điên.

Công cụ: Brainstorming - Metaphor

Brainstorming là một công cụ được sử dụng nhiều nhất trong các buổi họp nhóm ở công ty hay hoạt động đội nhóm. Tuy nhiên, những buổi brainstorming thường gặp các vấn đề cập rập khi các ý tưởng rời rạc nhau, đi quá xa so với vấn đề hoặc quá nhiều ý kiến trái chiều, không ai chịu ai, hung hăng bảo vệ ý kiến bản thân. Để đảm bảo sử dụng công cụ brainstorming một cách hiệu quả nhất, cần thực hiện từng bước như sau:

• Bước 1: Warm up and Explain problem: Giới thiệu về vấn đề và trình bày mô hình xương cá (fishbone diagram) để mọi người cùng nắm rõ những thông tin cần thiết. Đây là điều hết sức quan trọng để ý tưởng đi theo định hướng đúng và giải quyết được những vấn đề cốt lõi.

• Bước 2: Present rules: Thông báo cho mọi người luật thảo luận. Trong brainstorming chỉ có 1 luật duy nhất ở bước này đó là Không Phán Xét bất kì ý tưởng nào đưa ra.

• Bước 3: Call for ideas: Tất cả mọi người ghi hết các ý tưởng trong đầu mình vào một tờ giấy stick note. Mục tiêu đạt càng nhiều ý tưởng càng tốt, không quan trọng chất lượng hay tính đúng sai của ý tưởng tại bước này.

• Bước 4: Discussion: Tại bước này, mọi người sẽ cùng dán các ý tưởng lên bảng theo từng vùng, mỗi vùng chứa các ý tưởng liên quan tới nhau hoặc giống nhau. Sau đó, tiến hành thảo luận lần lượt từng vùng và chọn ra 1-2 ý tưởng tối ưu nhất trong vùng đó. Đây là thời điểm để phán xét và suy luận tự do. Những ý tưởng tranh cãi sẽ được để riêng sang một bên.

• Bước 5: Evaluation: Sau khi đã chọn được những ý tưởng phù hợp. bước này sẽ tiến hành đánh giá một lần nữa những ý tưởng tốt nhất để đưa ra làm giải pháp. Những ý tưởng nào còn gây tranh cãi và không thống nhất cũng sẽ được loại bỏ. Mục tiêu tại bước này là đạt được 1-2 ý tưởng hoặc 1 nhóm ý tưởng thích hợp và tốt nhất.

Như vậy, một buổi brainstorming sẽ đạt hiểu qua tối đa nhờ vào quy trình và phương pháp rõ ràng, xuất pháp từ 2 bước Empathize và Define. Gần như vấn đề đến đây là đã được giải quyết. Tuy nhiên, để chủ động có những ý tưởng "Think outside the box", chúng ta cần một công cụ hỗ trợ cực kì đắc lực nữa. Đó là:

Metaphor!

Đây là một ví dụ điển hình cho phương pháp Metaphor (phép ẩn dụ). Metaphor được sử dụng nhiều trong đời sống hằng ngày, trong lối nói tư duy ngụy biện hay bói toán, nhưng ít ai chủ động và nhận thức mình đang sử dụng nó. Cơ sở khoa học của phương pháp này là do não bộ đang bị đóng khung bởi các dữ kiện đã cho (the box), khi xuất hiện thêm một bộ dữ kiện mới (a thing outside the box), não bộ sẽ tự động liên kết chúng lại với nhau và ý tưởng xuất hiện nhờ vào tính chất của bộ dữ kiện mới.

Hay nói cách khác, chúng ta chỉ có thể nhảy ra ngoài chiếc hộp khi có 1 điểm đặt chân ở ngoài chiếc hộp. Và đó là lý do chúng ta phải dùng 1 vật ẩn dụ ngẫu nhiên, 1 sự vật không liên quan để nghĩ ra những ý tưởng mới (Think outside the box)

Lấy ví dụ 1 chuỗi liên tưởng cho câu hỏi: Làm thế nào để đi tới X?

Đây là đáp án của bạn:

Hãy dành ra vài giây xem bạn thu được những gì từ bức ảnh này!

Dưới đây là một số những cách lý giải hấp dẫn và thú vị:

• Có thể chúng ta phải trông chừng thật kĩ một cái gì đó để có thể tới X (xuất phát từ cái vẻ "canh me" của chú hề)

• Cơ bản là việc qua tới X có thể đòi hỏi ta phải hóa trang (Wow! Nghe vui đấy, có khi bên kia là 1 tổ chức, muốn lẻn vào nhất định phải hóa trang)

• Có thể ta sẽ qua bằng đường hầm (Omg!)

• Hay là phải giết 1 ai đó mới qua được (Clown killer!)

Bạn thấy đấy, từ 1 bức hình không liên quan, bạn hoàn toàn có được những ý tưởng vô cùng độc đáo để giải quyết vấn đề. Nếu bạn lo lắng rằng ý tưởng ấy có khi nào đi xa quá không thì mình xin đảm bảo điều đó khó xảy ra được. Do trong quá trình tư duy, bạn luôn mang theo "the box", chính cái "the box" này là bộ dữ kiện não bạn bắt buộc tuân thủ để đi theo định hướng ấy. Giải pháp bạn đưa ra thường không vượt quá phạm vi của vấn đề.

Như vậy, việc kết hợp giữa Metaphor và Brainstorming sẽ giúp bạn có một buổi thảo luận ý tưởng đầy kịch tính và hấp dẫn lại rất thực tế, hữu hiệu.

Bước 4: Prototype và Bước 5: Test

Đến bước này. Mọi điều bạn cần chính là những kĩ thuật và công nghệ hợp lí để tạo nên một bản demo cho giải pháp của mình. Việc tạo bản demo như thế nào và cách test thế nào cho hiệu quả về mặt lợi ích và tiết kiệm chi phí sẽ được tác giả đề cập chi tiết trong một phần khác. Về mặt kĩ thuật, bạn cần có chuyên gia hoặc cố vấn để lựa chọn cho phù hợp.

Lưu ý: Đánh giá một bản Test là hiệu quả khi nó giải quyết được toàn diện vấn đề được đặt ra và có thể thay đổi theo nhiều điều kiện khác nhau (flexibility).

Khóa học Xây dựng Design thinking trong nhóm làm việc tại KaF Education

• Hiểu rõ về tư duy thiết kế là gì cũng như vai trò như thế nào đối với cá nhân và tập thể của bạn

• Vận dụng Design Thinking để tìm ra những giải pháp sáng tạo hiệu quả, giải quyết vấn đề và áp dụng vào công việc thực  tế

• Tìm hiểu về tư duy cởi mở và các phương pháp liên quan giúp giải phóng khả năng sáng tạo

• Phương pháp giúp học viên thay đổi thái độ làm việc chuyên nghiệp tại môi trường công sở

Thời lượng: 01 ngày 

Thông tin chi tiết về khóa học vui lòng liên hệ KaF Education theo thông tin  hotline: 02873009789 - 104/108 hoặc email: daotao@kaf.edu.vn. KaF Education - Học thật, áp dụng ngay